Son muchas las novedades que ha traído consigo la reforma del ROTT, una de las cuales es la relativa a la posibilidad de cumplimentación de la carta de porte por medios electrónicos en aquellos casos en que sea posible transformar su contenido en signos de escritura legibles. De esta forma, al sistema tradicional se une ahora la posibilidad de no llevar a bordo del vehículo acompañando a las mercancías la carta de porte en soporte papel como hasta ahora la veníamos conociendo, siempre que se garantice “la disponibilidad, integridad, inalterabilidad e inviolabilidad de su contenido”.

Pero, ¿qué se requiere entonces para su validez en ese formato? Por un lado, además del carácter disponible, íntegro, inalterable e inviolable anteriormente señalado, deberá ser posible para el personal de los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre, así como por los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera, poder, en el ejercicio de sus funciones, obtener copia del contenido de esa documentación.

Por otro lado, la documentación de control únicamente podrá ser cumplimentada por medios electrónicos cuando los soportes y aplicaciones informáticas utilizadas para ello reúnan las siguientes características: los datos consignados deben ser accesibles a toda persona habilitada para ello; Además, se debe garantizar el almacenamiento de los datos y el envío de documentos.

Asimismo, en los casos en los que la normativa aplicable a cada documento de control establezca la necesidad de que conste la firma de una o de todas las partes intervinientes, dichas firman deberán: a) Estar vinculadas únicamente al firmante; b) Permitir identificar al firmante; c) Haber sido creadas utilizando medios que el firmante pueda mantener bajo su exclusivo control; d) Vincularse a los datos a los que se remite de manera que cualquier modificación posterior de los datos pueda ser detectada.

En cuanto a los requisitos para obtener las copias de la documentación de control en soporte electrónico, si en el marco de la actuación inspectora o por parte de los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera se detectara una infracción en relación con la carta de porte electrónico, se identificará dicho documento mediante un código en formato numérico que se trasladará al conductor. Así, la empresa de transporte o su representante deberá enviar el documento de control a través de una aplicación web, disponible en la sede electrónica del Ministerio de Transportes.

En todo caso, los documentos de control que se remitan electrónicamente deberán reunir dos requisitos en concreto: el formato de fichero deberá ser PDF/A, y además, el tamaño no podrá ser superior a 4 MB. Por último, el remitente podrá obtener un comprobante de la comunicación con el que se constatará que la operación ha sido realizada. La realización de servicios de transporte público de mercancías por carretera requiere para su materialización la previa formalización de los servicios a través de un documento administrativo de control, la conocida como “carta de porte”.